Что такое пояснительная записка? Обычно, это бумага, раскрывающая общие сведения относительно составленной документации, например, бухгалтерского баланса, налоговой отчетности или дипломной работы студента.
Часто многие не имеют полного представления о том, как написать пояснительную записку и какие обязательные сведения она должна содержать, так вот в этой публикации мы расскажем об этом в нашей статье.
Требования к пояснительной записке
Как отмечалось выше, пояснительные записки подаются к проектной или бухгалтерской документации, поэтому их содержание может отличаться. Однако существуют и общие нормативные требования:
- Документ составляется преимущественно в печатном варианте на стандартном белом листе формата А4.
- Пояснительная записка может состоять из нескольких страниц с переплетом и прозрачной обложкой.
- Каждая страница документа нумеруется, счет начинается с титульного листа (на нем номер ставить не нужно). Цифры проставляются в нижнем поле страницы по центру.
- Структура пояснительной записки включает в себя ряд элементов: разделы, подразделы, перечни, пункты, подпункты и т.д..
- При написании обязательно соблюдается официально-деловой стиль повествования, т.е. информация должна излагаться максимально четко, кратко и лаконично.
- Используемая в тексте записки аббревиатура и терминология допускается только в строгом соответствии с установленными стандартами.
- Орфографические ошибки не допускаются.
Формат содержания пояснительной записки зависит от вида документации, к которой она прилагается. Согласно действующим нормативным актам некоторые сведения отражаются в обязательном порядке, а для других предусмотрен лишь общий рекомендательный характер.
Кроме этого в приложении могут быть указаны обоснования и методики расчетов, используемые при разработке документации, а также реестр дополнительных бумаг.
Пояснительная записка к дипломному проекту
Учитывая наличие определенной специфики, чаще всего пояснительные записки используют в своих дипломных работах студенты ВУЗов технических и экономических специальностей.
Методичка содержит максимально подробные сведения о том, как оформлять работы правильно и прочую справочную информацию. Для того чтобы получить методическую литературу учащимся необходимо обратиться в библиотеку ВУЗа либо к ответственному работнику деканата.
Рассмотрим общие требования относительно структуры пояснительной записки к дипломному проекту, которые выглядят следующим образом:
- Наличие титульного листа, содержащего основные сведения о теме документа и его исполнителе.
- План-задание, полученный исполнителем проекта от научного руководителя.
- Четкая аннотация с кратким изложением всех разделов дипломной работы.
- Оглавление с указанием заголовков, подзаголовков и постраничной разметкой.
- Отдельно оформленный список, используемых в работе аббревиатур, обозначений и сокращений.
- Обязательное введение, в котором исполнитель приводит сжатый обзор раскрываемой темы.
- Основной раздел работы с подробным анализом ключевых моментов.
- Резюмирующее заключение с выводами по работе.
- Список использованной литературы и прочих источников, оформленный в соответствии с установленными требованиями.
- Допустимые приложения, при наличии таблиц, чертежей, схем и графиков.
Что касается термина «оформление по ГОСТу», то в настоящее время подобная формулировка подразумевает полное соответствие документа установленным методическим рекомендациям.
Пояснительные записки в налоговую службу
На практике существует ряд случаев, когда налогоплательщик вне зависимости от формы собственности, обязан предоставить пояснительную записку к сдаваемой налоговой отчетности.
Что обязан указать ответственный сотрудник (главный бухгалтер) в такой пояснительной записке:
- Точное наименование подразделения ФНС, в которое адресована записка и его код.
- Реквизиты юридического лица.
- Номер и дату требования налоговой службы, являющегося основанием для предоставления записки.
- Наименование отчетного документа, к которому даются разъяснения.
- Расшифровка источника доходов и статей расходов организации.
- Причину возникновения убытков и отсутствия прибыли.
- Пояснения об имеющихся расхождениях в бухгалтерской и налоговой документации.
Сроки предоставления пояснительной записки в ФНС прописываются в налоговом требовании и составляют 5-10 дней с момента получения.
Пояснительная записка к бухгалтерскому балансу в ФНС
Согласно приказу Минфина РФ от 06.07.1999 № 43н пояснительная записка к бухгалтерскому балансу не является отдельной формой отчетности, но подается в обязательном порядке в комплекте с прочими отчетными формами организации.
В бухгалтерской записке содержатся пояснения к отчетным документам, которые раскрывают все сведения относительно деятельности компании и совокупности факторов, влияющих на изменение различных показателей (в т.ч. финансовых) в течение отчетного периода.
Приведем стандартные сведения, которые может содержать пояснительная записка к бухгалтерскому балансу:
- Общие сведения, реквизиты, численность работников, размер уставного капитала.
- Учетная политика организации.
- Расшифровка статей бухгалтерского баланса.
- Основные показатели деятельности компании.
- Оценка стоимости активов.
- Состав основных средств.
- Сведения о связанных сторонах.
- Прочая информация.
Строгая форма для пояснительной записки к бухгалтерскому балансу не предусмотрена. В большинстве случаев набор сведений определяет главный бухгалтер предприятия, руководствуясь необходимостью формирования наиболее точного представления о деятельности своей организации.